কিভাবে বিজনেস ইমেইল তৈরি করবেন Zoho Mail ব্যবহার করে।

আসসালামু আলাইকুম, আশা করি সবাই ভালো আছেন। আমরা যারা ওয়েবসাইট নিয়ে কাজ করি তারা কমবেশি সবাই বিজনেস ইমেইল বা ওয়েব সম্পর্কে পরিচিত। আজকে আমরা দেখবো কিভাবে সহজে আপনার ওয়েবসাইটের ডোমেইন দিয়ে একটি বিজনেস ইমেইল তৈরি করবেন Zoho Mail মাধ্যমে কোন ঝামেলা ছাড়াই।

বিজনেস ইমেইল কি?

শুরুতে জেনে নেওয়া যাক বিজনেস ইমেইলটা আসলে কি? ডোমেইন দিয়ে যেসব ইমেইল তৈরি করা হয় সেগুলো আসলে বিজনেস ইমেইল বলা হয়ে থাকে। এছাড়াও ব্র্যান্ড ইমেইল বা ওয়েব ইমেইল নামেও পরিচিত। একটি ওয়েবসাইটের মান বজায় রাখার জন্য, মার্কেটিং করার জন্য, ব্র্যান্ড ভাব আনার জন্য এই বিজনেস ইমেইল গুলো ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

Business Email Example: [email protected]

ছোট করে জেনে দিলাম বিজনেস ইমেইল কি ও কেন ব্যবহার করে। যেহেতু টাইটেল দেখে আপনি এই আর্টিকেলটি পড়তে এসেছেন সেহেতু আপনার Business Email সম্পর্কে যথেষ্ট ধারণা আছে বলে আমি মনে করে নিচ্ছি। পোস্টের গঠন ভালো রাখার জন্য ও যারা জানে না তাদের জানানোর জন্য সংক্ষেপে বললাম এই নিয়ে বিস্তারিত পরের আরেক আর্টিকেলে বিস্তারিত লিখবো।

কেন Zoho Mail দিয়েই আপনার ওয়েবসাইটের জন্য একটি বিজনেস ইমেইল তৈরি করবেন?

আমরা সাধারণত বেশির ভাগ মানুষ সিপ্যানেল ভিত্তিক ওয়েব হোস্টিং সার্ভিস ব্যবহার করে থাকি। এই সিপ্যানেল বা হোস্টিং এর মাধ্যমে আমরা সহজেই বিজনেস মেইল তৈরি করে ওয়েবসাইটের মার্কেটিং বা ব্র্যান্ডিং এর কাজে ব্যবহার করে থাকি। কিন্তু সমস্যা হলো কখনো যদি হোস্টিং ট্রান্সফার করে অন্য কোম্পানিতে নিয়ে যায় তখন কিন্তু  ইমেইল গুলো থাকে না। আবার নতুন করে ঐ নতুন হোস্টিং সার্ভারে ইমেইল তৈরি করে নিতে হয় যেটি অনেকের কাছে ভেজাল বা সময় সাপেক্ষ বলে মনে হতে পারে।

ঠিক এই জায়গা আসে থার্ড পার্টি ইমেইল সার্ভিস গুলোর কথা তার মধ্যে ফ্রি হিসাবে Zoho Mail অনেক ভালো সার্ভিস দেয়। Zoho Mail দিয়ে যদি আমরা কোন Business Email বানায় তাহলে সেটি বার বার হোস্টিং চেঞ্জ করলেও থেকে যাবে। আপনি দুনিয়ার যে কোন হোস্টিং সার্ভিসে বার বার মাইগ্রেট করেন না কেন এতে আপনার ইমেইলের উপর কোন প্রভাব পড়বে না। শুধু আপনার ডোমেইনে তাদের DNS Record গুলো না ডিলিট করলেই হলো। এটি হলো বড় সুবিধা Zoho Mail দিয়ে একটি বিজনেস ইমেইল তৈরি করার।

এছাড়াও যাদের হোস্টিং সার্ভিসের ইমেইল গুলো সঠিক ভাবে কাজ করে না তারা Zoho Mail সার্ভিস ব্যবহার করতে পারেন। আমি মূলত এটি ব্যবহার করি আমার ওয়ার্ডপ্রেস সাইটের ইমেইল সেন্ড করার জন্য SMTP হিসাবে এবং নিজের ব্র্যান্ড ইমেইল ব্যবহার করার জন্য। এছাড়াও আমি Cyber Panel নামে একটি কন্ট্রোল ফ্রি প্যানেল রয়েছে যেটি হোস্ট করা ডিজিটাল ওশেন প্ল্যার্টফর্মে তাদের SMTP বা মেইল পোর্ট ব্লক করা থাকে যার জন্য সাইবার প্যানেলের ইমেইল গুলো কাজ করে না ঠিক মতো।

আবার মাঝে মধ্যে আমি হোস্টিং বার বার মাইগ্রেট করি বিভিন্ন জিনিস এক্সপ্লোর করার জন্য তাই বার বার ইমেইল তৈরি করা আমার জন্য ভেজাল তাই এটি আমার জন্য বেস্ট। একবার ইমেইল তৈরি করে রাখলাম আর কোন ভেজাল নেয় আরামে ব্যবহার করো।

কিভাবে Zoho Mail দিয়ে একটি Business Email তৈরি করবেন?

এই কাজটি করার জন্য আমাদের ডোমেইন কন্ট্রোল প্যানেলের অ্যাক্সেস লাগবে কারণ Zoho তাদের দেওয়া কিছু DNS Record এড করতে দিবে। আমার ডোমেইন টি ক্লাউডফ্লেয়ার এড করা রয়েছে তাই আমি DNS Record গুলো এড করবো ক্লাউডফ্লেয়ার থেকে আপনাদের এটি নিয়ে নিশ্চিত হওয়ার কারণ নেয় আপনারা ডোমেইন প্যানেলে লগিন করে DNS Management গেলে অপশন গুলো পেয়ে যাবেন।

১। প্রথমে https://www.zoho.com/mail/ এই ওয়েবাইট প্রবেশ করুন তারপর Business Email এ ক্লিক করে আপনার নাম, অ্যাকাউন্ট করার জন্য জিমেইল বা অন্য কোন ইমেইল ও পাসওয়ার্ড দিয়ে, I agree দিয়ে Sign Up For Free তে ক্লিক করুন।

২। এরপর আপনার ইমেইল একটি ভেরিফিকেশন কোড পাঠনো হবে সেটি ইনপুট করে Verify এ ক্লিক করুন।

৩। এই ধাপে এসে চমকে যাবেন না আপনাকে কোন টাকা পয়সা পে করতে হবে না নিচের স্ক্রিনশটে দিখে ফ্রি প্ল্যান রয়েছে Try Now এ ক্লিক করুন।

৪। আপনি যে ডোমেইন দিয়ে আপনার ওয়েবসাইটের জন্য Business Email বানাতে চাচ্ছেন সেটি Add Now বাটনে ক্লিক করে এড করতে হবে।

৫। নিচের স্ক্রিনশটের মতো করে আপনার ডোমেইন দিয়ে Add এ ক্লিক করুন।

৬। ডোমেইন এড করার পর পরেই আপনাকে ডোমেইন ভেরিফিকেশন করতে বলবে আসলেই ডোমেইনটি আপনার কি না সেট যাচাই করার জন্য। Proceed to domain verification এ ক্লিক করুন তারপর আপনাকে একটি TXT Record এড করতে বলবে।

আপনার ডোমেইন কন্ট্রোলে প্যানেলে প্রবেশ করুন তারপর DNS Management গিয়ে Add Record এ ক্লিক করে TXT এ রেকর্ড এড করে ফেলুন। আমি যে ডোমেইনে কাজ করছি সেটি ক্লাউডফ্লেয়ারে রয়েছে তাই এখানে লগিন করে DNS Management এসে আমি রেকর্ডটি এড করে দিলাম।

এখন আবার ভেরিফিকেশন ট্যাবে এসে Verify TXT Record এ ক্লিক করেন।

ডোমেইন ভেরিকেশন হয়ে গেলে আপনাকে এখন বিজনেস ইমেইল তৈরি করতে দিবে আপনি যে নামে তৈরি চান সেটি দিয়ে Create এ ক্লিক করুন।

৭। এই ধাপে যদি আপনি আপনার ইমেইল আরো কোন ইউজার এড করতে তাহলে করতে পারেন আমি আর কিছুই করবো না তাই Proceed To Setup Groups ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে গেলাম।

৮। এটি অনেক গুরুত্বপূর্ণ ধাপ এইখানে আপনাকে মোট ৫টি DNS Record দেওয়া হবে যেটি এক এক করে আপনার ডোমেইনে এড করতে হবে। রেকোর্ড গুলো এড করার সময় সাবধানে দেখে এড করবেন। কোনটা কি রেকোর্ড সেটি বলে দেওয়া আছে সেইভাবে এড করতে থাকুন।

নিচের স্ক্রিনশট দেখুন আমি একে একে সব ডিএনএস রেকর্ড গুলো এড করেছি এখন আবার ঐ ট্যাবে ফিরে এসে Verify All record এ ক্লিক করি।

এরপর Email Migrate করার কথা বলবে যদি আপনার ইমেইল আগে থেকে কোথায় তৈরি করা থাকে তাহলে মাইগ্রেট করতে পারেন আর যদি না থাকে নতুন ইমেইল তৈরি করছে মাত্র তাহলে সোজা নেক্সট ধাপে চলে যান।

৯। সব কিছু সঠিক থাকলে আপনি এখন প্রস্তুত আপনার ইমেইলটি ব্যবহার করার জন্য। Check out your inbox or Go to admin console ক্লিক করে তাদের ইউজার ইন্টারফেসটা দেখতে পারেন।

১০। ইমেইল অ্যাকাউন্টে লগিন করার জন্য বা পরবর্তীতে ব্যবহার করার জন্য লিংকটি বুকমার্ক করে রাখুন।

নোটঃ অনেক সময় ডিএনএস আপডেট হতে সময় লাগে তাই ডিএনএস আপডেট হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে পারেন যদি কোন সমস্যা হয়।

আশা করি, এরপর থেকে আর আপনাদেরকে বিজনেস ইমেইল নিয়ে প্যারা নিতে হবে না। যতই হোস্টিং মাইগ্রেট করেন না কেন ইমেইল নিয়ে ঝামেলা আর নেয়। এই রকম টিউটোরিয়াল ও টিপস এন্ড ট্রিক পেতে প্রতিদিন ভিজিট করতে পারেন ব্লগ।

ধন্যবাদ

আরো পড়ুনঃ

BDIX Web Hosting কি? এটি ব্যবহার সুবিধা ও অসুবিধা সমূহ।

সিপ্যানেল কি? কিভাবে ব্যবহার করতে হয়। cPanel Tutorial-1

সিপ্যানেল ফাইল ম্যানেজারের ব্যবহার। cPanel Tutorial-2